Digitalisatie binnen recruitment quasi onbestaande 

Ja, jarenlang was Excel de standaard voor databeheer in een bedrijf. Of je nu vertegenwoordiger, IT-verantwoordelijke of marketeer was, iedereen gebruikte het immens populaire Excel.
De vertegenwoordiger is ondertussen overgeschakeld op Salesforce, de IT- verantwoordelijke op Trello, de marketeer op hootsuite en de recruiter... die blijft zijn tijd investeren in Excel. 
 

Als we peilen waarom Excel nog steeds wordt gebruikt, komt dit antwoord het meest naar boven : “het management ziet geen directe ROI en wil bijgevolg niet investeren in een tool”.
Maar klopt deze stelling, is er effectief geen return on investment? Wel laten we eens een praktijkvoorbeeld nemen : 
 

Bart is recruiter in een middelgroot transportbedrijf. Ze werken momenteel met 109 mensen op de payroll. Door hun snelle groei is het bedrijf op zoek naar vier nieuwe krachten. 
 

Bart schrijft de vacatures uit. Uiteraard wil Bart de vacatures op de eigen website publiceren, dus hij stuurt deze door naar Elsie, de IT-verantwoordelijke van het bedrijf. Echter, de IT-dienst zit overvol van het werk en Elsie kan dit niet als prioritair behandelen. Tot grote frustratie van Bart duurt het twee dagen alvorens de vacatures op de website worden geplaatst. 

Bart stuurt een mail naar Erik, de marketingverantwoordelijke, met de vraag om de vacatures te adverteren op Facebook en LinkedIn. Erik heeft echter bijkomende informatie nodig om een duidelijk profiel op te stellen. Na wat heen-en-weer ge-mail en een viertal telefoontjes later staan de vacatures op de gewenste sociale media kanalen. 
De sollicitanten stromen binnen in de mailbox van Bart. De meesten hebben niet de gewenste skills. Bart vindt het wel elementaire beleefdheid om elke geweigerde sollicitant te voorzien van een persoonlijke feedback. Ettelijke uren worden hieraan gespendeerd. Uren die helaas niet kunnen gebruikt worden voor zijn belangrijkste taak, de geknipte personen selecteren voor de vier openstaande vacatures. 

Ondertussen stuurt Bart de CV’s en motivatiebrieven door per mail naar de afdelingsverantwoordelijken, terwijl hij zich lichtjes zorgen maakt over de GDPR- regelgeving. Yvan, afdelingsverantwoordelijke van het magazijn, zit met inventaris en kan helaas nu geen feedback geven op de doorgestuurde CV’s. Dit kan ten vroegste binnen een tweetal weken. Bart zucht gefrustreerd en begint dus maar met de persoonlijke gegevens van de kandidaten over te typen uit de CV naar zijn Excel lijst. Hij merkt op dat hij eigenlijk het bos door de bomen niet ziet in zijn kleurrijke spreadsheet. 
 

Klinkt herkenbaar, niet?
Het is een tijdrovend, frustrerend en ondankbaar gegeven om te rekruteren via spreadsheets en outlook, anno 2019! Want wil een recruiter niet vooral bezig zijn met de ‘core’ van zijn of haar job : via screening en interviews het beste talent aantrekken? En veel minder tijd steken in repetitief en administratief bandwerk? 
 

Wel, we geven alvast 4 belangrijke redenen om email & Excel te vervangen door een hiring platform. 
 

1. Gebruik je tijd om te rekruteren, niet om repetitieve administratieve taken uit te voeren 

Hoe frustrerend is het om niet te kunnen focussen op het echt belangrijke werk, zoals interviews en screening? Recruiters spenderen tot 60 (!) % van hun tijd aan routine- en administratief werk, zoals de persoonlijke data van een CV overtypen in een Excel bestand of manueel feedback bezorgen aan een sollicitant via email. 

Het probleem wordt nog groter wanneer je het profiel van een sollicitant dient te zoeken tussen verschillende Excel spreadsheets, verschillende tabs en emails. Vaak wordt de kandidaat niet gevonden of gaat er simpelweg teveel tijd verloren. 

Via een hiring platform wordt de data van een sollicitant automatisch gedigitaliseerd. Er is geen manuele handeling meer nodig om persoonlijke informatie van een sollicitant te capteren. Alle communicatie, zowel intern als naar de sollicitant, gebeurt vanuit het platform en via een tijdslijn zie je alle handelingen. Via tags kan er een talentpool worden gebouwd waardoor filteren en zoeken naar bepaalde informatie van een sollicitant kinderspel wordt. 

2. Bescherm gevoelige data 

HR verzamelt en beheert veel gevoelige data.
Een Excel tabel garandeert geen bescherming of beveiliging, omdat er teveel gevoelige data opgeslagen wordt op één plaats. Daarenboven kan deze data in een fractie van een seconde worden gekopieerd. Wat gebeurt er als een bestand crasht, of slechter, volledig stopt met werken? Back-ups en de recovery van data binnen Excel vragen veel meer manuele acties (bv. externe harde schijven).  Hiring platformen zijn meestal cloud-toepassingen, eender waar of via welke device van toepassing. Back-ups gebeuren automatisch en herstel van data is zeer eenvoudig te bekomen. 
 

3. Standaardiseer de workflow 

Er is op vandaag geen standaard in de manier van werken binnen de HR-sector. Dit betekent dat iedere recruiter zijn eigen werk- en denkwijze hanteert. Binnen Excel resulteert dit in compleet verschillende formules, tabs en bestanden.
Pure chaos dus.

En daarenboven is het niet onmogelijk dat de HR-directeur, die de workflow in Excel heeft ontworpen, het bedrijf verlaat. Vaak gaat de opgebouwde data in die fase dan volledig verloren.
Via een hiring platform kan je binnen het bedrijf een standaard opzetten. Alle data wordt gecentraliseerd, alsook de workflow kan worden bepaald. Hierdoor werkt iedereen uniform en bij vertrek van één van de teamleden wordt het proces niet onderbroken en wordt alle data optimaal benut. 
 

4. Employer Branding start met een goede ‘candidate experience’ 

Employer Branding is een hot topic op vandaag. Door de schaarste op de arbeidsmarkt beseft het management dat actie noodzakelijk is. Er wordt geïnvesteerd in een sterk merk, maar meestal beperkt dit zich tot de marketing-zijde.
Het management dient te beseffen dat een sterke employer brand begint bij de sollicitant. Wat vindt de sollicitant terug over het bedrijf op de corporate website? Hoeveel moeite kost het om te solliciteren? In de praktijk dient er vaak eerst een login en een waslijst aan gegevens ingevuld te worden alvorens een potentiële kandidaat kan overgaan tot solliciteren. Dit werkt contra-productief. 

De ‘candidate experience’ maakt of kraakt de reputatie van een bedrijf en kan een serieuze impact hebben. Bedrijven met een sterke employer brand hebben trouwens een lage cost-per-hire en trekken betere kandidaten aan. 

Een belangrijk onderdeel van het hiring platform is gericht op employer branding. Via een eenvoudige editor kan je snel en eenvoudig een zeer aantrekkelijke werken-bij site opmaken, volledig in je eigen huisstijl. Daarenboven werkt een goed hiring platform zonder login of extra ballast voor kandidaten. Het richt zich enkel op relevante data via custom-made sollicitatieformulieren. 
 

Een noodzakelijke switch 

Wanneer een recruiter de vraag stelt aan het management om de manier van werken aan te passen, is er vaak twijfel of wordt dit op de lange baan geschoven. Het management denkt meestal dat de kost hiervoor exuberant zal zijn (wat totaal niet het geval is).
Meestal nemen ze niet in overweging dat de tijd van de recruiter veel efficiënter wordt benut. 

Hiring platformen werken op licentie en zijn meestal maandelijks opzegbaar, wat de toegankelijkheid bevordert. Ze nemen de repetitieve administratieve taken op zich en laten toe op een veilige manier data te beheren en gestandaardiseerd te werken. 

Eigenlijk, anno 2020, is het gebruik van een tool een no-brainer...voor alle departementen, dus ook voor het HR-departement. 
 

Ben jij ook op zoek om efficiënter te werken en je volledig te richten op recruitment ipv administratieve rompslomp? Jobtoolz kan je hiermee helpen. Plan nu helemaal gratis je vrijblijvende demo in!