La numérisation au sein du recrutement est pratiquement inexistante

Oui, pendant des années, Excel a été la norme pour la gestion des données dans une entreprise. Si vous étiez un représentant commercial, un responsable informatique ou un spécialiste du marketing, tout le monde utilisait Excel, qui était incroyablement populaire.

Entretemps, le représentant est passé à Salesforce, le responsable informatique à Trello, le spécialiste du marketing à hootsuite et le recruteur... ... il continue à investir son temps dans Excel. 

Lorsque nous analysons pourquoi Excel est encore utilisé, cette réponse est la plus fréquente: "la direction ne voit pas de retour sur investissement direct et ne veut donc pas investir dans un outil".

Mais cette affirmation est-elle correcte, n'y a-t-il effectivement pas de retour sur investissement? Prenons un exemple pratique: 

Bart est recruteur dans une entreprise de transport de taille moyenne. Actuellement, ils travaillent avec 109 personnes. En raison de leur croissance rapide, l'entreprise recherche quatre nouveaux employés. 

Bart rédige les postes vacants. Évidemment, Bart veut publier les postes vacants sur le site web de l'entreprise, alors il les transmet à Elsie, la responsable informatique de l'entreprise. Cependant, le département informatique est surchargé de travail et Elsie ne peut pas traiter cela comme une priorité. À la grande frustration de Bart, il faut attendre deux jours avant que les postes vacants soient publiés sur le site web. 

Bart envoie un email à Erik, le directeur du marketing, pour lui demander de diffuser les postes vacants sur Facebook et LinkedIn. Cependant, Erik a besoin d'informations supplémentaires pour créer un profil clair. Après quelques échanges d’emails et quatre téléphones, les postes vacants sont publiés sur les réseaux sociaux souhaités.

Les candidats arrivent dans la boîte aux lettres de Bart. La plupart d'entre eux n'ont pas les compétences souhaitées. Bart trouve que c'est une forme de politesse élémentaire de fournir à chaque demandeur refusé un feedback personnel. Plusieurs heures y sont consacrées. Des heures qui ne peuvent malheureusement pas être utilisées pour sa tâche la plus importante, la sélection des bonnes personnes pour les quatre postes vacants.

Entretemps, Bart envoie les CV et les lettres de motivation par email aux responsables du département, pendant qu'il est légèrement préoccupé par la réglementation du GDPR. Yvan, responsable de l'entrepôt, est occupé avec l'inventaire et ne peut malheureusement pas donner de commentaires sur les CV envoyés pour le moment. Cela peut être fait au plus tôt dans les deux semaines. Bart soupire de frustration et commence à taper les données personnelles des candidats du CV dans sa liste Excel. Il se rend compte qu'il n'a plus une vision claire de son tableur coloré.

Cela vous semble familier, n'est-ce pas?

C'est une tâche longue, frustrante et ingrate que de recruter en utilisant des tableurs et Outlook, anno 2019! Parce qu'un recruteur ne veut-il pas se concentrer sur le "cœur" de son travail: attirer les meilleurs talents par la sélection et les entretiens? Et passer beaucoup moins de temps sur des tâches répétitives et administratives? 

Eh bien, nous allons déjà vous donner 4 raisons importantes pour remplacer les e-mails et Excel par un outil de recrutement.  

1. Utilisez votre temps pour recruter, pas pour effectuer des tâches administratives répétitives 
   N'est-ce pas frustrant de ne pas pouvoir se concentrer sur le travail vraiment important, comme les entretiens et la sélection? Les recruteurs consacrent jusqu'à 60 (!) % de leur temps à des tâches routinières et administratives, telles que la saisie des données personnelles d'un CV dans un fichier Excel ou la transmission manuelle du feedback à un candidat par email. 
   Le problème devient encore plus important si vous devez rechercher le profil d'un candidat entre différentes pages Excel, différents onglets et des emails. Souvent, on ne trouve pas le candidat ou on perd simplement trop de temps. 
   Une plateforme de recrutement permet de numériser automatiquement les données d'un candidat. Aucune action manuelle n'est plus nécessaire pour saisir les informations personnelles d'un candidat. Toute la communication, aussi bien interne qu'avec le candidat, est faite à partir de la plateforme et grâce à un calendrier, vous pouvez voir toutes les actions. Les tags peuvent être utilisés pour constituer un vivier de talents, ce qui rend le filtrage et la recherche de certaines informations sur un candidat extrêmement faciles.
2. Protéger les données sensibles
   Les RH collectent et gèrent beaucoup de données sensibles.
   Un document Excel ne garantit pas la protection ou la sécurité parce qu'un trop grand nombre de données sensibles sont stockées au même endroit. De plus, ces données peuvent être copiées en une fraction de seconde. Qu'est-ce qu’il se passe si un fichier tombe en panne ou, pire encore, s'il cesse complètement de fonctionner? Les backups et la récupération des données dans Excel demandent beaucoup plus d'actions manuelles (par exemple, des disques durs externes). Les outils de recrutement sont généralement des applications cloud que vous pouvez utiliser n'importe où ou sur n'importe quel appareil. Les backups sont effectués automatiquement et la récupération des données est très facile à obtenir.
3. Normaliser le flux de travail 
   Il n'existe actuellement aucune norme dans la manière de travailler dans le secteur des ressources humaines. Cela signifie que chaque recruteur a sa propre manière de travailler et de penser. Dans Excel, cela se traduit par des formules, des onglets et des fichiers complètement différents.
   Même au niveau de l'entreprise, il est presque impossible d'obtenir un flux de travail similaire dans une équipe avec Excel. 
   De plus, il n'est pas impossible que le directeur des ressources humaines, qui a établi le flux de travail dans Excel, quitte l'entreprise. Souvent, les données collectées sont complètement perdues dans cette phase.
   En utilisant un outil de recrutement, vous pouvez établir une norme dans l'entreprise. Toutes les données sont centralisées, et le flux de travail peut être précisé. Ainsi, tout le monde travaille selon les mêmes normes et si un des membres de l'équipe quitte, le processus n'est pas interrompu et toutes les données sont utilisées de manière optimale.
4. Employer branding commence par une bonne expérience des candidats 
   Employer branding est un sujet brûlant d'actualité. En raison de la rareté du marché du travail, la direction se rend compte qu'il est nécessaire d'agir. Ils investissent dans une marque forte, mais cela se limite généralement à l'aspect marketing.
   La direction doit comprendre qu'un fort employer brand commence par le candidat. Que trouve le candidat sur le site web de l'entreprise? Quels sont les efforts nécessaires pour postuler? En pratique, il faut souvent remplir un login et de nombreuses données avant qu'un candidat potentiel puisse postuler. Cela est contre-productif. 
   ‘L'expérience’ des candidats" fait ou défait la réputation d'une entreprise et peut avoir un impact sérieux. Les entreprises qui ont un fort employer brand ont également un faible coût par embauche et attirent de meilleurs candidats.
   Une partie importante de l'outil de recrutement est destinée à employer branding. Grâce à un simple éditeur, vous pouvez créer rapidement et facilement un site de recrutement très attrayant, entièrement dans votre propre style. En outre, un bon outil de recrutement fonctionne sans login ou lest supplémentaire et se concentre uniquement sur les données pertinentes en utilisant des formulaires de candidature personnalisés.

Un changement nécessaire

Quand un recruteur demande à la direction d'ajuster la façon de travailler, il y a souvent un doute ou cela est souvent reporté. La direction pense généralement que le coût de cette adaptation sera très élevé (ce qui n'est pas du tout le cas).

En général, ils ne tiennent pas compte du fait que le temps investi par le recruteur est utilisé de manière beaucoup plus efficace. 

Les plateformes de recrutement fonctionnent sous licence et sont généralement résiliables sur une base mensuelle, ce qui améliore l'accessibilité. Ils font les tâches administratives répétitives et permettent une gestion et une normalisation sécurisées des données. 

En fait, en 2020, l'utilisation d'un outil est une évidence... pour tous les départements, y compris le département des ressources humaines. 

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